Jak przygotować się na kontrolę skarbową w firmie?

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności, może zostać objęty kontrolą ze strony urzędu skarbowego. Tego typu procedura ma na celu sprawdzenie, czy firma prawidłowo wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych. Choć sama zapowiedź kontroli może budzić stres, odpowiednie przygotowanie i uporządkowanie dokumentów pozwala przejść przez ten proces bez większych komplikacji. Warto zatem znać zasady, według których działa urząd, oraz wiedzieć, jak zadbać o formalności, które mogą być przedmiotem sprawdzenia. Im lepszy porządek w księgowości, tym większa szansa na szybkie i bezproblemowe zakończenie całej procedury. Księgowość w Radzyminie jest dostępna w ofercie firmy Bur Doradztwo Podatkowe. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Dokumentacja i porządek w ewidencji finansowej

Pierwszym i najważniejszym krokiem w przygotowaniu do kontroli jest dokładne uporządkowanie dokumentów księgowych. Urzędnicy skarbowi mogą zażądać dostępu do faktur sprzedażowych, zakupowych, deklaracji podatkowych, ewidencji VAT, rejestrów kasowych oraz umów z kontrahentami. Wszystkie te dane powinny być kompletne, chronologicznie uporządkowane i zgodne z zapisami w systemie księgowym. Ważne jest również to, by informacje zawarte w dokumentach nie budziły wątpliwości co do ich autentyczności i przeznaczenia. Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, warto przed wizytą kontrolera omówić z księgowym zakres możliwych zapytań i upewnić się, że cała dokumentacja jest dostępna na żądanie. Elektroniczne archiwizowanie faktur może znacznie ułatwić i przyspieszyć cały proces.

Zachowanie podczas kontroli i kontakt z urzędnikami

Oprócz kwestii formalnych istotne jest również właściwe podejście do samej wizyty kontrolerów. Należy pamiętać, że urząd ma prawo do przeprowadzenia kontroli, a przedsiębiorca powinien umożliwić jej sprawne przeprowadzenie. Warto zachować uprzejmość, współpracować z kontrolującymi i odpowiadać rzeczowo na zadawane pytania. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, lepiej poprosić o czas na weryfikację niż udzielać niepełnych informacji. Przydatne może być także sporządzenie pisemnego upoważnienia dla wyznaczonego pracownika, który będzie reprezentował firmę w czasie kontroli. Dobrą praktyką jest prowadzenie notatek ze spotkań i zabezpieczanie korespondencji z urzędem – każda forma kontaktu może mieć później znaczenie dowodowe. Świadomość własnych praw oraz obowiązków pozwala zachować spokój i lepiej kontrolować przebieg całego postępowania.