Jak prowadzić rejestr środków trwałych?

Osoby, które prowadzą firmę, mają szereg obowiązków związanych z kwestiami księgowymi. Z uwagi na mnogość spraw, o których muszą pamiętać i stale zmieniające się przepisy, często korzystają ze wsparcia biura rachunkowego. Jednym z ważniejszych obowiązków przedsiębiorców jest dokumentowanie wszystkich składników majątku, czyli prowadzenie tak zwanej ewidencji środków trwałych. Czym właściwie jest taki rejestr i w jaki sposób go poprawnie prowadzić?

Co to jest rejestr środków trwałych i kto musi go prowadzić? 

Na początek warto określić, kogo właściwie dotyczy obowiązek prowadzenia rejestru środków trwałych. Jest to usługa księgowa, z której muszą korzystać bądź wykonywać ją samodzielnie podatnicy, którzy prowadzą księgę rozchodów i przychodów albo rozliczają się na podstawie ryczałtu (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie), o czym stanowi artykuł 22n. ust. 2 ustawy o PIT. Dzięki prowadzeniu ewidencji środków trwałych możliwe jest skorzystanie z zaliczenia amortyzacji do kosztów przychodów firmy.  Obowiązek prowadzenia omawianego rejestru ma na celu rejestrowanie zakupionych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, co umożliwia prowadzenie działalności gospodarczej. 

Co wchodzi w skład ewidencji i o czym należy pamiętać? 

Ewidencja środków trwałych to dokument, który prezentuje się przejrzyście i składa się z kilku stałych elementów, który przedsiębiorca albo firma, której zlecił prowadzenie ksiąg rachunkowych i realizację innych usług księgowych, musi regularnie wypełniać. Są to:

• liczba porządkowa,
• data nabycia sprzętu albo przedmiotu,
• data przyjęcia do używania,
• rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie (na przykład faktura),
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość sprzętu albo przedmiotu,
• stawka amortyzacyjna,
• kwota odpisu amortyzacyjnego.

Przedsiębiorcy mogą prowadzić rejestr środków trwałych w formie papierowej i elektronicznej, najważniejsze jest, aby zawierał wszystkie niezbędne elementy. Określając wartość początkową środka trwałego, należy wziąć pod uwagę nie tylko cenę zakupu, ale również koszty transportu czy uruchomienia. Prowadzenie ewidencji najlepiej zlecić biuru rachunkowemu, ponieważ tylko poprawnie prowadzony rejestr pozwala w pełni korzystać z amortyzacji.